🚓 白ナンバー事業者も対象！アルコールチェック義務化と車両管理記録の正しい保存方法

はじめに：その「紙の山」、いつまで保管し続けますか？

道路交通法の改正により、企業の車両管理業務は大きな転換点を迎えました。 特に大きなインパクトを与えたのが、白ナンバー事業者に対するアルコールチェックの義務化です。

これまで運送業（緑ナンバー）だけの話だと思っていたら、ある日突然、社用車を5台以上持っているだけで対象になった。 慌ててアルコール検知器を買い揃え、毎朝の確認体制を整えた。 そんな企業様も多いことでしょう。

しかし、体制は整えたものの、現場では新たな問題が発生していませんか？

毎朝、運転手が行列を作って記録簿に記入している。 月末になると、大量の紙の記録簿が総務に集まってくる。 ファイリングしたファイルが棚を圧迫し始めている。

法令対応は待ったなしですが、それによって業務効率が落ちてしまっては本末転倒です。 今回は、アルコールチェック義務化のポイントを再確認しつつ、法的リスクを回避し、かつ業務を効率化するための「正しい記録の保存方法」について解説します。

キーワードは、紙からの脱却です。

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第1章：改めて確認したい「アルコールチェック義務化」の中身 📋

まずは、法律の要件を正しく理解しておきましょう。なんとなくやっているけれど、実は法律の基準を満たしていなかった、というのが最も怖いケースです。

対象となる企業の条件

今回の改正で対象となったのは、いわゆる「白ナンバー」の車を使用している事業者です。具体的には以下のいずれかに該当する場合、「安全運転管理者」を選任し、アルコールチェックを行う義務が発生します。

乗車定員11人以上の自動車を1台以上使用している事業所 その他の自動車を5台以上使用している事業所

ここで注意したいのは、法人全体ではなく「事業所ごと（支店や営業所ごと）」の台数で判断されるという点です。また、自動二輪車（50cc超）は1台を0.5台として計算します。

義務化された業務内容

安全運転管理者が行わなければならない業務は、主に以下の2点です。

運転前後の運転者に対し、目視等により酒気帯びの有無を確認すること アルコール検知器を用いて酒気帯びの有無を確認すること

そして、ここからが今回の本題ですが、確認した内容を「記録」し、その記録を「1年間保存」しなければなりません。 ただチェックすれば良いのではなく、証拠を残し続けなければならない。ここが実務上の大きな負担となっています。

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第2章：なぜ「紙の記録簿」ではリスクが高いのか？ ⚠️

多くの企業が、市販の「アルコールチェック記録簿」や、エクセルで作成して印刷した用紙を使っています。 導入コストがかからず、手軽に始められるからですが、コンプライアンス（法令遵守）の観点から見ると、紙での管理はリスクだらけです。

紛失・破損のリスク

紙は物理的なモノです。 コーヒーをこぼして汚れてしまった。 ファイリングの際に一枚抜け落ちて紛失してしまった。 倉庫の湿気でカビが生えてしまった。

もし警察や労働基準監督署の監査が入った際、「すいません、その日の分だけ紛失しました」は通用しません。管理体制の不備を問われ、指導の対象となります。

「やったつもり」の形骸化

紙の記録簿は、後からまとめて書くことが容易です。 忙しい朝、「後で書いておいて」と言って、夕方に朝の分の体温や数値を適当に記入する。 これは虚偽記載にあたりますが、紙の筆跡だけでは、それが「いつ書かれたものか」を証明することは不可能です。

このような管理状態では、万が一社員が飲酒運転で事故を起こした際、会社側が「適切に管理していた」と主張しても、証拠としての信用性が疑われてしまいます。

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第3章：「1年間保存」がもたらす物理的な圧迫 📚

法律では、記録を1年間保存することが義務付けられています。 たかが1年と思うかもしれませんが、実際に紙を積み上げてみると、その量は想像を絶します。

チリも積もれば山となる

例えば、社員20人が毎日運転する営業所を想像してください。 1日1枚の記録用紙を使うとして、1ヶ月で約400枚（営業日ベース）。 1年で約4800枚です。 これが5年、10年と続けばどうなるでしょう。（法律上の義務は1年ですが、万が一の訴訟リスクに備えて長く保管する企業も多いです）

保管スペースのコスト

都心のオフィスでは、坪単価数万円の家賃を払っています。 利益を生まない「過去の書類」のために、貴重なオフィスのスペース（キャビネット）を占有させるのは、経営的な視点で見れば無駄なコストです。

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第4章：監査対応で問われる「検索性」 🔍

ある日突然、監査が入ったと想定してください。 担当官からこう言われます。 「去年の○月○日の、田中さんのアルコールチェック記録を見せてください」

紙の山から探せますか？

段ボール箱に詰め込まれた数千枚の紙の中から、特定の一枚を探し出すのに何分かかりますか？ もし10分も20分もかかっているようでは、「管理がずさんである」という印象を与えてしまいます。

デジタルなら3秒で完了

もしデータで管理されていれば、検索窓に日付と名前を入れるだけ。3秒で画面に表示できます。 「しっかりと管理されている」という事実を即座に示すことができるため、監査対応もスムーズに終わり、会社の社会的信用を守ることにつながります。

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第5章：安全運転管理者の孤独な戦い 🛡️

今回の法改正で、最も負担を強いられているのが「安全運転管理者」に選任された方々です。 通常業務（総務や営業など）と兼任しているケースがほとんどで、その業務量は限界に達しています。

朝の忙しい時間のボトルネック

始業時の点呼。社員が並び、一人ずつ顔色を見て、検知器を使い、記録簿に記入し、ハンコを押す。 この一連の作業に毎朝30分以上取られている管理者もいます。 これでは本来の業務に取り掛かるのが遅れ、残業の原因にもなります。

記録の回収とチェックの手間

各部署から提出された記録簿を回収し、記入漏れがないかチェックする。 「鈴木さん、ここのハンコ抜けてるよ」と追いかける。 このような「付加価値のない作業」に時間を奪われることは、担当者のモチベーション低下に直結します。

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第6章：法令対応を「DX（デジタル変革）」の入り口に 🚀

ここまで、紙管理の問題点を挙げてきましたが、逆に考えれば、これはチャンスでもあります。 「法律で決まったから仕方なくやる」のではなく、「法律をきっかけに、古いアナログ業務を一掃する」と捉え直してみましょう。

クラウド管理という選択肢

アルコールチェックの記録だけでなく、車両の利用状況や日常点検の結果も、すべてクラウド上で管理するのが現代のスタンダードです。

「直行直帰」への対応

紙の記録簿だと、どうしても「出社して記入」する必要があります。 しかし、スマホで入力できるシステムなら、出先でチェックし、その場でデータを送信できます。 これにより、社員の直行直帰が可能になり、柔軟な働き方を推進できます。（※直行直帰の場合のアルコールチェック方法は、携帯型検知器の使用とカメラ等による確認など、別途要件を満たす必要がありますが、記録の保存という意味ではクラウドが必須です）

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第7章：正しい記録の保存方法とは ✅

デジタルで保存する場合も、ただスキャンすれば良いというわけではありません。 改ざんができない状態であること、そして必要な時にすぐ取り出せること。これが重要です。

データの一元管理

エクセルで管理する場合でも、ファイルが分散してしまうと意味がありません。 クラウドデータベースなど、常に最新の情報が一箇所に集まる仕組みが必要です。

編集履歴の保持

誰がいつデータを入力したか。後から数値を書き換えていないか。 システムログが残るツールを使えば、データの「真正性（本物であること）」が担保されます。これが、万が一の事故の際に会社を守る強力な証拠となります。

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第8章：車両管理全体を最適化する視点 📊

アルコールチェックだけをデジタル化するツールもありますが、どうせなら車両管理全体をデジタル化することをお勧めします。

日報とセットで管理する

「アルコールチェック記録簿」と「運転日報」。似たような内容を二回書くのは無駄です。 「今日は誰がどの車に乗ったか」という情報に、「アルコールチェックの結果」という項目を追加すれば、一つの入力で済みます。

情報を紐付けるメリット

アルコールチェックの実施状況と、実際の走行履歴（距離や時間）を突き合わせることで、「チェックせずに運転した」という不正をあぶり出すことも可能になります。 別々の紙で管理していては、この突き合わせ確認は不可能です。

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第9章：法令遵守は「企業の質」を高める 🏢

コンプライアンスへの対応は、コストではなく投資です。 厳格な管理体制を敷くことは、従業員の安全意識を高め、事故を減らすことにつながります。

また、取引先に対しても、「法令遵守を徹底し、最新のシステムで管理している企業」という安心感を与えることができます。 それは回り回って、企業のブランド価値向上に寄与します。

紙の記録簿にハンコを押すだけの形式的な管理から卒業し、実効性のある、そして効率的なデジタル管理へと移行する。 アルコールチェック義務化は、御社がより筋肉質な組織へと進化するための、良いきっかけになるはずです。

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🛠️ 法令対応も、日々の管理も、スマホひとつで完結

最後までお読みいただき、ありがとうございます。 アルコールチェック義務化に伴う記録保存業務が、いかに現場の負担となり、リスクを孕んでいるかをご理解いただけたかと思います。

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💡 Fleet Cost Managerで実現する、スマートな法令対応

✅ スマホで日報入力、記録はクラウドへ ドライバーは運転終了後、スマホで走行距離や給油情報を入力します。その際、備考欄等にアルコールチェックの実施状況を記録することで、運転日報とセットでクラウドに保存。紙の記録簿を保管する必要はもうありません。

✅ 検索の手間はゼロ 過去の記録はいつでも検索可能。監査の際も、その場でスマホやPC画面を見せるだけで対応完了です。大量のファイルから紙を探すストレスから解放されます。

✅ 記録の改ざん防止 いつ、誰が入力したかがシステムに記録されます。紙のような「後からこっそり書き換え」ができないため、記録の信頼性が高く、コンプライアンス対策として非常に強力です。

✅ 車両管理の一元化 アルコールチェック対応だけでなく、車検の期限管理、コストの集計など、車両に関するあらゆる業務をこのツール一つで完結できます。バラバラなツールを使う必要はありません。

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