目次
  1. 【導入編】利用開始までの3ステップ
  2. 【現場編】スマホでの入力方法
  3. 【管理編】管理者の業務
  4. スプレッドシートの記入例
  5. 【契約編】プラン変更・解約
  6. よくある質問【Q＆A】

【導入編】利用開始までの3ステップ

⚠️導入はPC(google chrome環境)で行ってください。safariなどで実行すると、うまく動作しない可能性があります。また、必ず管理者のアカウントで行ってください。⚠️

Step 1: スプレッドシートのコピー

まずは、以下のリンクから無料申し込みを行ってから、希望プランを購入し、「あなた専用の管理シート」を作成してください。

⚠️無料申し込みを行わないとあなた専用のシートが発行されません。希望プランのご購入では、ライセンスキーのみ発行されます。⚠️

無料申し込みまたは、希望プランを購入

Googleの画面で「コピーを作成」をクリックすると、あなたのGoogleドライブに保存されます。

Step 2: 初期設定（スタートアップ） シートが開いたら、以下の手順でシステムを起動します。

  1. メニューバーの 「🚀 初期設定・管理」 をクリックします。
    • ※初回のみ「承認が必要です」という画面が出ます。「続行」→アカウント選択→「詳細」→「安全ではないページに移動」→「許可」の順に進んでください（Googleの仕様です）。
  1. 「スタートアップを実行」 を選択します。
  2. ライセンスキー の入力を求められます。
    • メールで届いたキー（無料版の場合は FRE- で始まるキー）を入力してください。
  3. 処理が完了すると、「入力フォームのURL」 が発行されます。SettingシートのB3セルにURLが自動的に貼り付けされます。（スタートアップを行ったgoogle アカウントでフォームの編集を行えますが、質問等を変えると動作がしなくなる恐れがあります。）

（以下成功例）

Step 3: LINE連携 通知を受け取るための設定です。

  1. QRコード、または、【https://lin.ee/ZEds6dT】からラインを登録してください
  2. メニューの 「🚗 車両管理メニュー」 > 「📱 LINE連携コード発行」 をクリックします。
  3. 画面に表示された 「6桁の数字」 をコピーします。
  4. [Fleet Cost Manager 公式LINE] を友だち追加します。
  5. トーク画面に、さきほどの 6桁の数字だけ を送信してください。
  6. 「連携が完了しました」と返信が来れば設定完了です！
  7. （以下成功例）

【現場編】スマホでの入力方法

基本の入力（ガソリン・経費）

  1. スタートアップ時に発行したgoogle formのURLを事前に配布しておきます。
  2. 現場の方に日付、対象車両、費目（ガソリン代など）、金額 を入力して送信してもらいます。

更新手続き（車検・免許） 更新を行った際は、フォームから報告することで自動的に台帳（マスタ）が書き換わります。

  1. 対象従業員の欄で対象の方のお名前を選択する
  2. 費目で 「車検更新」 または 「免許更新」 を選択します。
  3. 日付欄には、「新しい満了日（有効期限）」 を入力してください。
    • ※ここを間違えると、次回の通知が正しく届きませんのでご注意ください。

【管理編】管理者の業務

期限切れアラートの確認

  • 毎日 09:00～10:00 にシステムが自動チェックを行います。
  • 車検・保険・免許の期限が「90日前」「30日前」「7日前」に達すると、LINEに通知が届きます。
  • もし期限が切れている場合は 「🚨【期限切れ】」 という強力な警告が届きます。

経理用CSVの出力（Businessプラン以上）

  1. スプレッドシートのメニュー 「🚗 車両管理メニュー」 > 「経理用CSVを作成」 をクリックします。
  2. 前月分のデータが集計され、勘定科目が自動仕訳されたCSVファイルが生成されます。
  3. Googleドライブに保存され、ダウンロードURLがLINEに通知されます。これを会計ソフト（freee/弥生など）に取り込んでください。

車両を追加または、削除した時

スプレッドシートの記入例

上からvehiclesシート、employeesシート、transactionsシートの記入例です。これに準じて入力してください。

【契約編】プラン変更・解約

有料プランへのアップグレード

  1. Webサイトの [料金ページ] から、希望のプラン（Businessなど）を購入してください。
  2. 決済完了後、メールで 「新しいライセンスキー」 が届きます。
  3. スプレッドシートのメニュー 「🚀 初期設定・管理」 > 「ライセンスキー入力」 をクリックし、新しいキーを入力してください。
  4. 即座に機能制限が解除されます（データの移行は不要です）。
  5. BUSINESS, ENTERPRISEにアップグレードした際は、必ずスタートアップを再実行してください。（月末処理が自動で行われません。）

解約について

  • 解約はいつでも可能です。[Stripeのカスタマーポータル]（またはお問い合わせ）から手続きを行ってください。
  • 解約すると、次回の更新日以降、自動的に Freeプラン にダウングレードされます（データは消えませんが、機能が制限されます）。

よくある質問【Q＆A】

📂 導入・初期設定 (Setup)

Googleアカウントは必須ですか？

はい、必要です。本サービスはGoogleスプレッドシートとGoogleフォームを利用するため、Googleアカウント（Gmailアドレス）が必要です。

パソコンがなくても利用できますか？

日々の入力やLINE通知の確認はスマホだけで完結しますが、最初の「初期設定（スタートアップ）」と「ライセンスキー入力」のみ、PC（またはタブレット）での操作を推奨しています。

入力フォームのURLを忘れてしまいました（紛失しました）。

スプレッドシートのメニュー「🚀 初期設定・管理」から 「スタートアップを実行」 をもう一度行ってください。再発行され、SettingsシートのB3セルにURLが表示されます。

LINE連携コードはどこで発行できますか？

スプレッドシートのメニュー「🚗 車両管理メニュー」> 「📱 LINE連携コード発行」 をクリックすると表示される6桁の数字です。

LINE連携コードを送信しても反応がありません。

「Fleet Cost Manager 公式アカウント」を友だち追加しているか確認してください。また、数字6桁以外（「お願いします」などの文字）を含めず、数字だけを送信してください。それでも、動作しない場合お問い合わせください。

複数の端末（スマホ）から入力できますか？

はい、可能です。フォームのURLを共有（LINEグループに貼るなど）すれば、何人でも、どのスマホからでも入力可能です。

通知を受け取るLINEアカウントを複数設定できますか？

現状の仕様では、1つのスプレッドシートにつき「連携コードを送信した1つのLINEアカウント」にのみ通知が届きます。管理者のLINEで受信してください。

🚙 日々の入力・操作 (Operation)

車両や従業員を追加・削除したいです。

スプレッドシートの 「Vehicles（車両マスタ）」 または 「Employees（従業員マスタ）」 シートを直接編集してください。行を追加・削除しても問題ありません。

車両を追加したのに、フォームの選択肢に出てきません。

マスタを編集した後は、必ずメニュー「🚗 車両管理メニュー」> 「フォームの車両選択肢を更新」 をクリックしてください。これでフォームに同期されます。

間違えて入力してしまいました。修正できますか？

はい。スプレッドシートの 「Transactions（履歴）」 シートを直接編集または削除してください。

レシートの写真は保存できますか？

本システムには画像保存機能はありません。レシートは別途保管するか、フォームの「摘要」欄に詳細をメモしてください。

「車検更新」を入力したのに、マスタの日付が変わりません。

フォームの「費目」で必ず 「車検更新（日付は新満了日）」 を選択し、日付欄に 「新しい満了日」 を入力してください。ただの「車検代」を選択すると更新されません。それでも、動作しない場合お問い合わせください。

従業員名簿（Employeesシート）が見当たりません。

FreeプランおよびPersonalプランでは従業員管理機能がないため、シートが表示されない仕様になっています。Businessプラン以上にアップグレードすると表示されます。

データのバックアップはどうすればいいですか？

Googleスプレッドシートの標準機能である「変更履歴」で過去の状態に戻せます。また、定期的にファイルをコピーして保存することをお勧めします。

⚙️ 機能・仕様 (Features)

期限切れの通知はいつ届きますか？

毎日 09:00 〜 10:00 の間に自動チェックが行われ、対象がある場合のみLINE通知が届きます。

通知が来るタイミング（日数）を変更できますか？

はい。「Settings」シートの B2セル にある数字（例: 90, 30, 7）を書き換えることで、好きなタイミングに変更できます。

減価償却費はいつ計算されますか？

毎月1日の朝(08:00～09:00) に自動計算され、Transactionsシートに計上されます（Businessプラン以上）。

定率法と定額法の両方に対応していますか？

はい、対応しています。車両マスタの「償却方法」列で指定してください。

インボイス制度（適格請求書）に対応していますか？

本システムは「自社のコスト管理」を行うためのものであり、請求書発行機能はないため、インボイス制度への対応は関係ありません（経理連携CSVは税込金額で出力されます）。

会計ソフトは何に対応していますか？

freee、弥生会計、マネーフォワードなど、一般的な会計ソフトで取り込める標準的なCSVフォーマット（日付、借方、金額、貸方、摘要）で出力されます。

💳 プラン・契約 (Payment & Plan)

支払い方法は何がありますか？

クレジットカード決済（Stripe）のみ対応しています。

プランのアップグレード方法は？

Webサイトから希望のプランを購入してください。メールで届く「ライセンスキー」を、スプレッドシートのメニュー「ライセンスキー入力」に入れるだけで即座に反映されます。データの移行は不要です。

ライセンスキーを入力しても「無効」と出ます。

前後に余計なスペースが入っていないか確認してください。また、キーは購入したご本人のスプレッドシートでのみ有効です。それでも、動作しない場合お問い合わせください。

解約（プラン停止）はいつでもできますか？

はい、いつでも可能です。お問い合わせフォームよりご連絡いただくか、Stripeからのメール内リンクよりお手続きください。解約後は自動的にFreeプランに戻ります。

領収書は発行されますか？

はい。決済完了時に、ご登録のメールアドレスへ領収書（Stripe発行）が自動送信されます。

適格請求書（インボイス）の発行は可能ですか？

申し訳ございませんが、当方は免税事業者のため、登録番号入りの適格請求書は発行しておりません。

Freeプランに期限はありますか？

いいえ、期限はありません。車両1台までなら永年無料でご利用いただけます。

🚨 トラブルシューティング (Trouble)

「承認が必要です」という画面が出ました。

Googleのセキュリティ仕様です。「権限を確認」→アカウント選択→「詳細」→「安全ではないページに移動」→「許可」の順に進んでください。

フォームを送信してもスプレッドシートに反映されません。

スプレッドシートのメニュー「🚀 初期設定・管理」> 「スタートアップを実行」 をもう一度行ってください。接続が修復されます。それでも、動作しない場合お問い合わせください。

カスタマイズや機能追加は可能ですか？

Enterpriseプランをご契約のお客様に限り、個別の機能追加（kintone連携など）のご相談を承っております。お問い合わせフォームよりご連絡ください。